¿Qué es Trello y por qué deberías empezar a usarla ya?

Ya sabemos cómo funciona, empieza la vida adulta: cada vez tienes más tareas, series  que te gustaría ver, libros que querrías leer, favores que le has dicho a tus amigos que les harías, la lista de la compra, tareas pendientes y un largo etcétera que hacen necesario que tomes nota y vacíes ese espacio que estás ocupando en tu cabeza.

Las teorías que buscan potenciar la productividad afirman que en el momento en que anotas una cosa inmediatamente se borra de tu mente.

Yo no estoy totalmente de acuerdo, todavía no soy capaz de vaciar espacio en mi mente tras haberlo anotado; sí reconozco la necesidad de tener una aplicación en la que registrar todas las cosas que tengo pendientes. Me relaja, me asegura que novoy a olvidarme nada y además, visto todo en una misma lista, me permiteordenar las prioridades de cada una de ellas.

Después de haber probado varias opciones como el bloc de notas de cualquier smartphone o cualquier ordenador, otras apps como Wunderlist o Todoist llegó  a mi feed de Facebook una herramienta: Trello.

Me la descargué, la probé y a día de hoy es mi mejor aliada; mi compañera para absolutamente todo, la tengo registrada en el smartphone y en el ordenador y consultar mi tablero es lo primero que hago nada más empezar el día.

¿Que es Trello?

Es una herramienta que te permite registrar toda clase de tareas, listas o citas que tengas pendientes; basándose en una distribución por columnas.

 Imagínate el típico tablón que hay muchas oficinas, divididas en columnas en las que se van pegando post-it, anotaciones y demás. Tú tienes eso, vas cogiendo, vas tirando o vas borrando las cosas que vayas haciendo.

Perfecto ahora traslada eso a una herramienta informática, eso es Trello. Es gratuita, aunque tiene versiones de pago, en la mayoría de los casos con la versión free será más que necesario.

Panel de post-it convencional

tablero-trello-columnas
Panel de columnas en Trello

Recomiendo utilizarla basándote en la metodología Kanban, la cual divide las tareas en:
1. Pendientes de hacer.
2. Haciendo.
3. Hechas.
¡Así de simple! entonces todas esas columnas de las que hablábamos en el tablero de la pared quedarían en solo tres;  ahí irás creando las tarjetas que tú quieras.

Cada una de las tarjetas serían pues tareas pendientes, puedes asignarle etiquetas de colores, una fecha de vencimiento y muchas otras funcionalidades como añadir una checklist, adjuntar documentos,etc.

¿Cómo utilizarla para gestionar un proyecto?

Siempre tengo a la izquierda una columna con documentos a los que recurro habitualmente, ya sea el calendario editorial, un plan de contenidos, una guía con los hashtags y emoticonos de la marca, un archivo de texto con las tipografías y colores corporativos de la marca, otra con contraseñas y alguno que otro más según el objetivo del proyecto.

Inmediatamente después de eso tengo una columna de “Inbox” en la que pongo todo lo que tengopendiente.

Después creo una columna que pone “Hoy”, a la que arrastro todas las tareas quequiero hacer a lo largo del día, tengo como mandamiento que sí o sí tengo quehacerlas antes de finalizar mi jornada.

Luego la de “Hechas” a la que arrastro todas las tareas que he finalizado.

Paralelamente a eso,para no ocupar me cabeza con ideas eso me van ocurriendo a la largo del día,tengo una columna con “Futuribles”, son cosas que tengo en mente pero quetodavía no es necesario empezar.

Por último, unade “Pendientes/No depende de mí”, a la que yo arrastro todas esas cosas que yole he pasado a clientes,se lo he trasladado y ahora están pendientes derespuesta.

De forma que el tablero quedaría así: 

Organizar un proyecto en Trello

Con esto sería más que suficiente para gestionar un proyecto pequeño o mediano, inclusograndes si sabemos organizarnos bien.

Trabajo en equipo:


En el momento en que te registras en Trello verás una interfaz cómo la que te he mostrado en las dos imágenes anteriores, en tú podrás crear equipos de trabajo si te interesa. Por ejemplo: si tú misión es organizar tareas con otras personas, gestionar un proyecto conjunto, ordenar los protocolos de un departamento podrás adjudicarle diferentes trabajos a cada uno de los miembros de tu equipo.

Pantalla de inicio tableros de Trello

Para compartir un tablero con alguien puedes hacerlo mediente la invitación a través de un correo electrónico o compartiendo un enlace, ambas opciones las encontrarás desde el botón «Invitar» que está al lado del nombre del tablero. Tal y como ves en la siguiente imagen: 

Cómo invitar a alguien a un panel de Trello

Paralelamente a eso puedes tener proyectos personales, no compartidos con nadie, que es el uso principal que yo le doy.

El potencial de las tarjetas:

Recapitulemos: creas un tablero nuevo, dentro de ese tablero empezarías a crear las columnas y dentro de esas columnas

añadirías tarjetas.

En las tarjetas puedes incluir cantidad de datos que te ayuden a ampliar la información sobre la tarea en sí.      

Cómo es una tarjeta de Trello
  • Descripción: como su propio nombre indica el objetivo aquí es que expongas la información sobre la tarea.
  • Etiquetas:  a escoger entre seis colores, te ayudarán a ordenar las tarjetas por prioridades o según el objetivo que tú quieras darle a cada color.
  • Comentario: si te interesa ir comentando la evolución que vas haciendo en la tarea, muy útil para no olvidar todos los pasos o cambios que has dado durante la ejecución.
  • Miembros (en caso de que hayas creado un tablero compartido): te permite asignar esa tarea concreta a un miembro de tu equipo.
  • Checklist: listado de cosas por hacer.
  • Fecha de vencimiento: podrás poner un día y hora determinados para saber qué límite de entrega tienes; súper útil además si, como yo, decides sincronizarlo con Google Calendar.
  • Adjunto: sube fotografías, vídeos o documentos desde tu ordenador, Google drive, trello, box o one drive.

Opciones de la barra de menú

De entrada, así desde 0, el tablero tendrá un color de fondo bastante feo y soso. Verás que enla esquina superior derecha del tablero aparece una opción de “Mostrar menú”, en cuanto pulses te encontrarás este menú:

Panel lateral Trello
Panel lateral Trello ampliado

  1. Cambiar fondo: tienes dos opciones, fondo opaco o imagen. En las imágenes podrás poner cualquiera que se encuentra en el banco de imágenes llamado “Unsplash”, mi favorito por cierto. (Un detallito, está en inglés, así que si estás buscando algo tipo “inspiracion” no te extrañes si no encuentras nada… prueba a poner “inspiration” en su lugar :P).
  2. Filtrar tarjetas: poco hay que explicar teniendo ese nombre, te permite filtrar las tarjetas que hayas creado con un color determinado.
  3. Pegatinas: para decorar un poquito la parte estética de las tarjetas puedes añadir algunas pegatinas, puede que te ayude a sentirte motivadx al no verlo todo tan “gris”.
  4. Powerups: las describiremos a continuación, desde aquí añadiremos funcionalidades a nuestro tablero.
  5. Etiquetas: añade opciones de colores a las etiquetas o elimina las que vienen predefinidas.
  6. Colecciones: solo disponible en la cuenta Business. Espera a agotar todas las posibilidades de la gratuita antes deplantearte esto.
  7. Configuración de correo electrónico a tablero: al clicar esta opción encontrarás una dirección de email a la que enviar tarjetas para que se añadan directamente a la lista que tú quieras y enla posición que indicas. Lo sé, está genial esta opción.
  8. Copiar tablero: si te gusta tanto cómo has ordenado tu tablero actual y crees que es idóneo para gestionar tusproyectos ¿para qué perder tiempo creándolo uno y otra vez? Copialo y aprovechalas columnas ya creadas, incluso puedes duplicar las tarjetas pero no creo quete interese si tu objetivo es crear otro proyecto diferente.
  9. Elementos archivados: si llegas a teneruna gran cantidad de tableros y tarjetas puede que te interese archivar algunas para acceder a ellas rápidamente. Puedes hacerlo desde la columna de “acciones”que hay en las tarjetas. Personalmente no la he utilizado nunca, pero puede que haya personas a las que les resulte útil.
  10. Imprimir y exportar: llévate en versión papel tu tablero o expórtalo en CSV si decides ampliar hasta la cuenta Business.
  11. Cerrar tablero: et voilá, se acaba el proyecto, quieres borrar para limpiar tu Trello. Pues aquí tienes la opción, eliminar el tablero en el que has trabajado. ¿Liberador, no?
Cómo son las pegatinas de Trello

Añadir funcionalidades:

Etiquetas

Adjudico etiquetas de colore: poniendo rojo, naranja o amarillo, en cuestión de la prioridad que tenga cada tarea; después utilizo los azules para esas chorraditas que a mí me apetece hacer pero que no tiene ningún tipo de prioridad.

Ya te he confesado que Trello es mi mejor amigo, así que lo utilizo para todo: para tener notas de contraseña de clientes, series que me gustaría ver, sitios a los que quiero ir, cursos que he iniciado, formaciones que quiero hacer en un futuro, post pendientes de leer,  “varios” para investigar, incluso tengo un tablero creado con “Ocio y disfrute” a la que añado conciertos y eventos que se hacen por mi zona.

PowerUps

Esa sería la mecánica simple de cómo funciona Trello, luego estaría la opción de ampliar funcionalidades a través de “PowerUps”. Bien, vale, pero qué es eso:

Las powerups de Trello son extensiones con las que tú sumas funciones a tu tablero, muchas de ellas se tratan de integraciones con otras aplicaciones, lo que te permitirá no tener que salir continuamente de la herramienta para acceder a ellas.

Mis preferidas:

  1. Calendar: visualiza las tarjetas detrello en un calendario; sincronízalo con Google Calendar u otros calendarios através del enlace generado desde configuración.
  2. Google drive: accede a todos tusdocumentos alojados en la nube de Google desde Trello, al pulsar en el botónpara adjuntar archivos se abrirá el panel de “Mi unidad” de la cuenta que hayasvinculado.
  3. Slack: la herramienta que harevolucionado el flujo de comunicación interna de las empresas. Con estepowerup podrás hacer cosas como enviar directamente a los canales o contactosde slack una tarjeta creada en Trello, recibir notificaciones cuando se acerquela fecha de vencimiento o configurar avisos automatizados cuando hagas cambios en los tableros.
  4. Deadlines: te permite ver en una pantalla cómo vas respecto a los vencimientos, muy simple pero útil.
Powerup calendario en Trello
Powerup deadlines en Trello

¡Hay muchísimosmás! desde este enlace puedes acceder al listado oficial!

Extensiones de Google Chrome

Como punto final al apartado de cómo sacarle partido a Trello llegaríamos a las extensiones de Google Chrome, botones que se añadirán a tu barra de marcadores con los que podrás mejorar todavía más su funcionalidad.

Son botones que tú te descargas la instalas como una extensión de Google Chrome y lo que haces sumarle características adicionales.

Mis preferidas:

  1. Pomello: para aquellxs que utilicen la técnica Pomodoro en su día a día, esta se basa en trabajar ininterrumpidamente en una tarea durante 25 minutos con descansos de 5 minutos al finalizar lamisma. Al cabo de cuatro “Pomodoros” te mereces un break de 20 minutos
    Con esta extensión de Trello podrás activar el temporizador cuando comiences una tarea con tan solo un clic. En cuanto pasen los 25 minutos una alarma te recordará que es momento de relajarse.
    Descárgatela desde aquí.
  2. Toggl Button: Toggl es otra de mis herramientas imprescindibles en el día a día, me permite monitorizar el tiempo que dedico a cada proyecto y cliente. De forma intuitiva y rápida, tras haber creado clientes y proyectos, podrás comenzar a monitorizar tan solo pulsando“Play”.
    Te sorprenderás cuando a final de mes hagas un balance de a qué le has dedicado tutiempo. También te ayudará a la hora de pasar presupuestos, ya sabes que aveces cometemos el error de puntuar a la baja, si eres consciente de cuánto tesupone un encargo seguro que te lo pensarás dos veces antes de enviarlo.
    Esta extensión de Chrome te permite controlar el tiempo dedicado a cada una de las tarjetas que has creado en Trello.   
  3. Descárgatela desde aquí.
  4. Elegantt: basado en el Diagrama de Gantt, te permite ver la evolución de tus tareas a lo largo de un período en un diagrama. De una forma más estética, con barras tipo gráfico, podrás tener una visión en una sola pantalla de cómo has ido gestionando todas las tareas que tienes en Trello en este momento o que has tenido en un plazo determinado. 
    Descárgatela desde aquí.

Extensión de Toggl para Trello
Extensión Elegantt para Trello
Extensión Elegantt para Trello en una tarjeta

Te recomiendo que te descargues Trello ya de ya y que empieces a probarla. En cuanto estés en marcha con ella verás cómo te engancha, cómo vas a estar súper tranquilx en el sentido de que sabes que no vas a olvidarte de nada y cómo te va a valer para ser más productivo.


EXTRA: Combínalo con Time Blocking

Por cierto, un extra, yo combino la técnica Kanban en Trello con la de “Time blocking” en Google Calendar. ¿Pero qué me estás diciendo, Lili?
¡Vale, me explico! todos los días tengo bloqueadas un par de horas o tres en mi calendario de Google, en función de los proyectos que tenga en ese momento, para gestionar tareas pendientes.

En el momento que llega “mi bloqueo para freelance” lo que hago es abrir el Trello y, según las etiquetas la prioridad que la haya adjudicado, las arrastro a la columna a la que he bautizado como “HOY”; las cuales tengo que hacer sí o sí a lo largo de esa jornada.

En cuanto finalizo mi jornada freelance me aseguro de que la columna de “Inbox” haya bajado, la de “Hoy” haya quedado limpia y la de “Hechas” se haya engrosado.

Verás qué reconfortante es, una vez que finalices, ver cómo la lista de hechas crece y crece. A mí me funciona el crear una columna de “Hechas” nueva para cada mes, una vez acaba envío la columna entera a un tablero destinado solo para “Tareas cumplidas”.
¿Por qué? Porque cuando te das cuenta de todo lo que has conseguido es muy reconfortante, te ayudará a mantenerte motivado y a generar en ti expectativas de seguir creciendo; que ya sabemos lo necesario que es el mantenerse en marcha con energía y siempre motivado en el mundo freelance/emprendedor.


Tutorial en youtube

A lo mejor todo esto por escrito es complicado de visualizar, por eso he grabado un tutorial de 8 minutos de vídeo para acompañarte paso a paso. 

Plantilla de tablero: ¡Úsalo!

Además, quiero compartir contigo mi tablero base, el que utilizo en todos mis proyectos, podrás copiarlo, modificiarlo y utilizarlo todas las veces que quieras. (Desde la opción de «Copiar Tablero» que te he explicado en la sección de «Menú de la Barra lateral»; crealo como tablero Privado para que nadie pueda verlo salvo tú.)


No esperes más, empieza a probarlo; te recomiendo que empieces con la versión para ordenador,lo verás todo mucho más claro.
Regístrate a través del siguiente enlace: